Una actividad importante de las
Jefaturas y Supervisores de Calidad y Prevención de Riesgos Laborales son las
reuniones, como círculos de calidad, comités, etc. Por eso es tan importante
optimizar su efectividad.
La mayoría de los colaboradores
asistentes están distraídos por temas “no relacionados” que no permiten
concentrarse, de esa manera es imposible dialogar francamente y resolver
problemas. Sin atención no hay posibilidad de establecer buenos acuerdos y
compromisos de los que se obtengan buenos resultados.
Existen elementos más allá de los
obvios y concretos de la reunión misma. Estos elementos deben tener un lugar de
ser compartido, conocido y entendido por los demás colaboradores presentes. Los
estados de ánimo, las emociones previas y post reunión, los objetivos internos
de cada participante y los resultados buscados por cada uno, muchas veces
forman parte del diálogo o discusión de los encuentros sin ser éstos explícitamente
comunicados. Lograr un contexto compartido dando lugar a la participación y
comunicación de los mismos permite que las reuniones se transformen de manera
más efectivas.
Los procesos de Check – In
(Introducción), son herramientas que permiten aumentar la productividad de las
reuniones. Al establecer un contexto compartido, los objetivos del encuentro y
los factores externos que tiene influencia sobre los estados de ánimos de los
participantes, esos procesos permiten crear un clima relacional propicio para
tratar con efectividad los temas relevantes.
¿Cómo se hace CHECK IN?
El grupo o líder debe definir cuanto
tiempo se dedicara al check in. Una persona puede hacer su check in en 30 segundos
(apropiado para una reunión de 30min) o en 5 min (apropiado para una reunión de
todo el día). La profundidad y la extensión dependerán de la duración prevista
de la reunión y de la importancia asignada a los preparativos, pero siempre es
recomendable establecer un tiempo antes de empezar.
"Podemos acomodarnos al espacio de manera creativa,
lo importante es que todos podamos vernos y conectar con el sentir de los otros".
Físicamente conviene ubicar a los
participantes en forma de círculo o semicírculo para que todos puedan verse.
Está demostrado que las conversaciones son mucho más AFECTIVAS cuando los
interlocutores pueden interactuar cara a cara. El proceso se repite hasta que
todos hayan tenido su oportunidad de hablar o “pasar”. Allí puede abrirse un
corto dialogo no estructurado durante el cual los participantes tengan la
oportunidad de reflexionar sobre los comentarios de los otros. Este es el momento para asegurar la
coordinación de todos los participantes de la reunión.
El check in se estructura alrededor
de tres preguntas:
- ¿Qué factores hacen importante (para mí y para el equipo) esta reunión?
- ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Qué estoy dispuesto a hacer para lograr dichos resultados? ¿Para qué los utilizaré (utilizaremos) estos resultados importantes?
- ¿Tengo alguna otra información importante (profesional o personal) que compartir? ¿Cómo estoy emocional y mentalmente?
Las dos primeras preguntas tienen que ver con la apropiación del contexto y el protagonismo y responsabilidad para con la reunión. Como persona puedo plantear cuestiones al equipo a las que necesito y necesitamos dar una respuesta.
La tercera cuestión tiene que ver con
nuestra faceta de seres humanos, además de profesionales. Puede que yo o alguna
persona de mi familia no se encuentren en su mejor momento de salud, puede que
tenga cuestiones personales o profesionales que me preocupan y me generan
ansiedad, puede que esté experimentando conflictos en el trabajo, etc.
Las preguntas
propuestas permiten extender los objetivos profesionales a los personales que
muchas veces hacen al factor que define la forma de las conversaciones en la
reunión. Los participantes frente a las preguntas se abren a estar totalmente
presentes en emoción y razón.
Cada participante contextualiza y le da sentido a cuáles son los resultados relevantes que busca obtener para generar valor diferencial para sí mismo o para el grupo a quién representa y con quien comparte.
Beneficios
del Check in en las reuniones y comités:
Nivelar introspección/extroversión: Tomarse unos segundos de introspección para responder a la pregunta internamente y luego decirla en voz alta.
Para las personalidades introvertidas, los ayuda a expresarse (en general, al haber hablado ya una vez, se facilita continuar hablando el resto de la reunión). Para las personalidades más extrovertidas, les ayuda a pensar antes de hablar y enfocarse en decir algo breve (facilitando que escuchen con respeto a los que menos hablan).
Al comenzar, una pregunta del estilo “¿Cómo está cada uno? ¿Cómo llegó a la reunión?” permite resolver cuestiones prácticas. Ej. uno dice “muy cansado, anoche no dormí porque mi hijo está enfermo”, ya sabemos que si le cuesta concentrarse no es porque no quiere colaborar en la reunión sino por su cansancio. O si otro dice “estresado, surgió un grave problema en producción y no sé cuándo podremos resolverlo”, esto permite (una vez terminada la ronda de check-in) pensar juntos si es más prioritario que se quede en la reunión o dedique su tiempo a resolver otras cuestiones.
Nivelar introspección/extroversión: Tomarse unos segundos de introspección para responder a la pregunta internamente y luego decirla en voz alta.
Para las personalidades introvertidas, los ayuda a expresarse (en general, al haber hablado ya una vez, se facilita continuar hablando el resto de la reunión). Para las personalidades más extrovertidas, les ayuda a pensar antes de hablar y enfocarse en decir algo breve (facilitando que escuchen con respeto a los que menos hablan).
Al comenzar, una pregunta del estilo “¿Cómo está cada uno? ¿Cómo llegó a la reunión?” permite resolver cuestiones prácticas. Ej. uno dice “muy cansado, anoche no dormí porque mi hijo está enfermo”, ya sabemos que si le cuesta concentrarse no es porque no quiere colaborar en la reunión sino por su cansancio. O si otro dice “estresado, surgió un grave problema en producción y no sé cuándo podremos resolverlo”, esto permite (una vez terminada la ronda de check-in) pensar juntos si es más prioritario que se quede en la reunión o dedique su tiempo a resolver otras cuestiones.
¡Te invitamos a probar esta valiosa
herramienta en tus reuniones y cuéntanos tu experiencia!
Bibliografía:
Kofman, F (2007). Metamanagement. La nueva
conciencia de los negocios. Buenos Aires: Grito
Sagrado Editorial de Fund. de Diseño
Estratégico.
